POLITICAS Y PROCEDIMIENTO PARA LA PROTECCION DE DATOS PERSONALES DE INDUSTRIAS IVOR S.A CASA INGLESA

1. Disposiciones Generales

A continuación se enuncian las políticas de Tratamiento de información que rigen la actividad desarrollada por INDUSTRIAS IVOR S.A CASA INGLESA. y el manejo de sus bases de datos. El presente documento se desarrolla en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, según la cual todas las entidades públicas o privadas que manejen datos personales, deberán adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para asegurar el efectivo ejercicio de los derechos de los titulares.

Toda la información recibida INDUSTRIAS IVOR S.A CASA INGLESA a través de sus diferentes canales de comunicación, en medios digitales o impresos, y que conforma nuestras bases de datos, obtenidos de clientes, proveedores, empleados o contratistas, y demás titulares de información, se rige por las siguientes políticas de uso cuando sean utilizados para fines comerciales , de Mercadeo y/o publicitarios y de los proveedores cuando sean utilizados para fines tributarios y contables , en cumplimiento de la normatividad vigente.

2. Términos y Vocabulario

i. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

ii. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

iii. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

iv. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

v. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

3. Derechos de los Titulares

i. Presentarse a CASA INGLESA S.A a través de los canales establecidos y los cuales se nombran en el presente manual, con el fin de conocer, actualizar y rectificar ii.sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

iii. Solicitar prueba de la autorización para el tratamiento de datos personales otorgada a CASA INGLESA S.A , salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.

iv. Ser informado por CASA INGLESA S.A, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.

v. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

vi. Solicitar ser eliminado de su base de datos. Esta supresión o eliminación implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en las bases de datos de CASA INGLESA S.A. Es importante tener en cuenta que el derecho de supresión no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando: El titular tenga el deber legal y/o contractual de permanecer en la base de datos, la supresión de los datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas o la investigación y persecución de delitos, los datos que sean necesarios para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento CASA INGLESA S.A ha incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012.

vii. Tener acceso a los Datos Personales que CASA INGLESA S.A haya recolectado y tratado.

viii. Legitimación para el ejercicio de los derechos del titular.

Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:
a. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente.
b. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
c. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
d. Por un tercero debidamente autorizado por el titular o por la Ley.

Personas a quienes se les puede suministrar la información

La información que reúna las condiciones establecidas en la presente ley podrá suministrarse a las siguientes personas:
a. A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
b. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
c. A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

CASA INGLESA S.A a través de su Aviso de Privacidad (Anexo 1) informa acerca de los canales previstos para que el titular pueda ejercer sus derechos de manera efectiva.

4. Tratamiento y Finalidad de los Datos

Los datos personales que solicitamos a los clientes tienen como finalidad mantener una constante comunicación, con fines comerciales y/o publicitarios , medir índices de satisfacción, informar sobre campañas promocionales, realizar recordatorio para mantenimientos, ejecutar campañas de fidelización, enviar invitaciones a eventos, rifas, realizar actualización de datos, invitar a pruebas de vehículos y capacitaciones, ofrecimiento de productos y servicios, cambios en los canales de atención y labores administrativas que resulten necesarias en el normal desarrollo de nuestro objeto social.

Los datos personales que se solicitan a proveedores y/o contratistas tienen como finalidad conservar el registro pertinente para efectos tributarios y contables con el propósito de cumplir con las normas vigentes en la materia, así mismo con el propósito de realizar los pagos que por la prestación de servicios o suministro de bienes que haya lugar; y ejecutar las labores administrativas que resulten necesarias en el normal desarrollo de nuestro objeto social. CASA INGLESA almacenara los datos personales de los proveedores por el tiempo establecido en la normatividad fiscal y contable.

La base de datos de trabajadores tiene como fin el mantener la información personal actualizada con el fin de que la relación laboral se desarrolle de manera adecuada, y de cumplimiento en las normas en la materia , así mismo tiene por objeto hacerlos participes de las actividades de bienestar previstas por la compañía. La base de datos de exempleados busca tener a disposición de las autoridades, o del mismo titular su información durante el término establecido por la ley laboral.

5. Procedimiento para el Ejercicio de los Derechos del Titular

i.Consulta
Los Titulares podrán consultar la información personal que repose en la base de datos de CASA INGLESA S.A , quien suministrará a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

La consulta se formulará por correo electrónico a protecciondedatos@casainglesa.co , o por escrito a la dirección Cr 126 A N° 17-50 , ésta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

ii. Reclamos
Los titulares de la información contenida en las bases de datos podrán presentar un reclamo ante CASA INGLESA S.A, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a CASA INGLESA, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera allegar. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
2. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

iii. Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio
El titular de los datos personales deberá agotar en primer lugar este trámite de consulta o reclamo ante CASA INGLESA S.A antes de dirigirse a la SIC a formular una queja.

iv. Seguridad y Confidencialidad de la información
CASA INGLESA S.A, cuenta con reglamentaciones internas sobre seguridad de la información, adopta medidas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

v. Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato
Los Titulares podrán solicitar en cualquier momento a CASA INGLESA S.A la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con el procedimiento anteriormente descrito.

La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

CASA INGLESA pone a disposición del Titular mecanismos gratuitos y de fácil acceso para presentar la solicitud de supresión de datos o la revocatoria de la autorización otorgada tales como: correo electrónico a protecciondedatos@casainglesa.co , o por escrito a la dirección Cr 126 A N° 17-50.

vi. Del derecho de acceso
El Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

vii. Del derecho de actualización, rectificación y supresión
CASA INGLESA S.A tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

 

a. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

b. CASA INGLESA S.A tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.

c. CASA INGLESA S.A podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web.

d. Es importante tener en cuenta que la revocatoria de la autorización y/o la supresión del dato no es absoluto y CASA INGLESA S.A puede negar el ejercicio del mismo cuando :

El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos .
La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales , la investigación o persecución de delitos o sanciones administrativas.
Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular .

viii. Transmisión y/o transferencia internacional de datos personales
Los datos personales de los clientes podrán ser transferidos al exterior bajo niveles adecuados de protección , seguridad y confidencialidad , sin perjuicio de la obligación de mantener la confidencialidad de la información CASA INGLESA S.A tomara las medidas necesarias para que esos terceros que reciban la información únicamente para ser utilizada en fines como inclusión a programas de descuentos y precios especiales de nuestros productos con las fábricas y no podrá ser usada para propósitos diferentes.

ix. Responsable de la protección de datos personales ,atención de peticiones , consultas y reclamos
CASA INGLESA S.A es responsable del tratamiento de los datos personales. A través de los departamentos de Sistemas y Servicio al cliente (datos Clientes) , Contabilidad (datos Proveedores) y Recursos Humanos (datos Trabajadores) , se encargaran de velar por el cumplimiento de estas disposiciones. Servicio al cliente será el área encargada de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el cliente titular de la información puede ejercer sus derechos.

Persona de contacto: Líder de Servicio al Cliente
Área / Departamento: Sistemas de Gestión
Correo electrónico: protecciondedatos@casainglesa.co
Teléfono: (1) 4227700 Ext 126 – 127 018000 116111
Dirección: Cr 126 A N° 17-50 Bogotá D.C

6. Vigencia de la Política de Tratamiento

El presente Manual rige a partir del 12 Mayo de 2015. El periodo de vigencia de la base de datos para clientes es indefinido sin perjuicio de los derechos establecidos en el presente manual.

El periodo de vigencia de la base de datos para proveedores y/o contratistas es establecido por la ley (5 años).

El periodo de vigencia de la base de datos para trabajadores es indefinido.

7. Anexo 1: Aviso de Privacidad

CASA INGLESA S.A., con domicilio en la Ciudad de Bogotá, Colombia, es responsable del tratamiento de los datos personales. Contáctenos en la Cra 126 A N 17-50, Bogotá, Correo electrónico: protecciondedatos@casainglesa.co , Teléfono (57 1) 4227700 Ext. 126 – 127, 018000 116111.

Sus datos personales serán incluidos en una base de datos y tienen como finalidad mantener una constante comunicación, con fines comerciales y/o publicitarios , medir índices de satisfacción, informar sobre campañas promocionales, realizar recordatorio para mantenimientos, ejecutar campañas de fidelización, enviar invitaciones a eventos, rifas, realizar actualización de datos, invitar a pruebas de vehículos y capacitaciones, ofrecimiento de productos y servicios, cambios en los canales de atención y labores administrativas que resulten necesarias en el normal desarrollo de nuestro objeto social.

Los datos de carácter personal que se obtengan de su relación con CASA INGLESA S.A., serán recogidos y conservados en una base de datos con la finalidad arriba señalada, y podrán ser objeto de tratamiento por CASA INGLESA S.A., o los terceros que designe. Dicha base de datos se conserva y administra bajo responsabilidad de CASA INGLESA S.A., o los terceros que para tal fin se designen. La base de datos cuenta con las medidas de seguridad necesarias para la conservación adecuada de los datos. Para fines estadísticos y de medición de satisfacción del cliente se autoriza expresamente la transferencia y/o transmisión internacional de los datos personales bajo niveles adecuados de protección, seguridad y confidencialidad. El titular autoriza el tratamiento de sus datos para la finalidad mencionada y manifiesta que los datos que ha suministrado son veraces y que no ha sido omitida o alterada ninguna información.

 

Se le informa a los titulares de información que pueden consultar el Manual Interno de Políticas y Procedimientos de Datos Personales de CASA INGLESA S.A., que contiene las políticas para el tratamiento de la información recogida, así como los procedimientos de consulta y reclamación que le permitirán hacer efectivos sus derechos al acceso, consulta, rectificación, actualización y supresión de los datos, en la página web: https://www.casainglesa.co/protecciondedatos Cualquier cambio sustancial en las mismas será informado a través del mismo medio, y en cualquier otro medio que se considere adecuado.

8. Anexo 2: Autorización para el tratamiento de Datos Personales

Los datos personales que le solicitamos serán incluidos en una base de datos y tienen como finalidad mantener una constante comunicación, con fines comerciales y/o publicitarios , medir índices de satisfacción, informar sobre campañas promocionales, realizar recordatorio para mantenimientos, ejecutar campañas de fidelización, enviar invitaciones a eventos, rifas, realizar actualización de datos, invitar a pruebas de vehículos y capacitaciones, ofrecimiento de productos y servicios, cambios en los canales de atención y labores administrativas que resulten necesarias en el normal desarrollo de nuestro objeto social.

Los datos de carácter personal que se obtengan de su relación con CASA INGLESA S.A., serán recogidos y conservados en una base de datos con la finalidad arriba señalada, y podrán ser objeto de tratamiento por CASA INGLESA S.A., o los terceros que designe. Dicha base de datos se conserva y administra bajo responsabilidad de CASA INGLESA S.A., o los terceros que para tal fin se designen. La base de datos cuenta con las medidas de seguridad necesarias para la conservación adecuada de los datos. Para fines estadísticos y de medición de satisfacción del cliente se autoriza expresamente la transferencia y/o transmisión internacional de los datos personales bajo niveles adecuados de protección, seguridad y confidencialidad. El titular autoriza el tratamiento de sus datos para la finalidad mencionada y manifiesta que los datos que ha suministrado son veraces y que no ha sido omitida o alterada ninguna información.

Debe tener en cuenta, el derecho que tiene de acceder en cualquier momento a los datos suministrados, así como de solicitar la corrección, actualización, supresión o revocar la presente autorización, en los términos establecidos por la normatividad vigente y en el Manual de Políticas y Procedimientos que contiene las políticas para el tratamiento de la información recogida, y los procedimientos que le permitirán hacer efectivos sus derechos, a las cuales podrá acceder fácilmente para su consulta en la página web: https://www.casainglesa.co/protecciondedatos .

CASA INGLESA S.A., con dirección de notificación en la ciudad de Bogotá en la Cra 126 A N 17-50, es responsable del tratamiento de los datos personales y para estos efectos nos puede contactar en el correo electrónico: protecciondedatos@casainglesa.co y/o en el Teléfono (57 1) 4227700 Ext. 126 – 127.